Dự án nghĩ ra là phải thành công

Xét về góc độ quản trị cần nắm rõ toàn diện, quản lý từng tiến độ cụ thể sẽ giúp kiểm soát hiệu quả dự án. Bản thân mình muốn mọi dự án mà các bạn đều phải rõ ràng, cụ thể chi tiết để đảm bảo yếu tố thành công sau này.

Có một câu hỏi mà tôi luôn nhớ "Đối với tôi thành công là tất yếu, tôi chỉ nghĩ nó là thành công nhỏ, thành công lớn hay rất lớn"

Để thành công thì bạn phải chuẩn bị để chiến thắng

Những thất bại đa phần lỏng lẻo từ ý tưởng chưa đi vào chi tiết đến cấp độ bằng văn bảng có đến các con số có hồn trên bảng kế hoạch, kiểm soát không hiệu quả không thấy rõ quyền lợi của các bên tham gia và quyền hành, trách nhiệm chưa rõ ràng.

Sự rõ ràng sẽ dẫn đến sức mạnh.

Đọc một bản kế hoạch của dự án đã thấy thành công

Sẽ là 2 điều đề làm nền tảng cho bài viết "Dự án nghĩ ra là phải thành công" của tác giả.

Một dự án thất bại có thể dẫn đến sự sụt giảm về doanh thu, bỏ lỡ các cơ hội, không đạt được các mục tiêu kinh doanh; phân tán nguồn lực từ các hoạt động khác, khiến nhân viên mất tinh thần, thậm chí có thể khiến cả doanh nghiệp sụp đổ. Vì vậy, khi các dự án ngày càng phức tạp và đóng vai trò quan trọng hơn đối với công việc kinh doanh, làm thế nào để bạn cải thiện cơ hội thành công?

1. SỰ ĐẢM BẢO VÀ CAM KẾT TỪ BAN ĐẦU

Khi dự án chỉ bắt đầu từ khâu ý tưởng việc đầu tiên là cần có sự đảm của người quản trị một dự án và các bên tham gia là những người hưởng lợi từ dự án sau này. Về lâu về dài dự án cần có những kế sách đề án để thực sự mang lại kết quả kinh doanh khả quan giải quyết cả mục tiêu kinh doanh và cả mục tiêu kỹ thuật.

Tập trung vào công việc tránh mắc sai lầm

Nên quan tâm vào khả năng tài chính và chi phí đầu tư. Nếu cần bạn cũng phải có nhà trợ mạnh vị thế đủ cao để duy trì cam kết để dự án. Đôi lúc cũng có những mâu thuẫn giữa những người bỏ ý tưởng (nhà quản lý dự án), người bỏ tiền (nhà đầu tư dự án) và các bên liên quan (bỏ công sức tham gia vào dự án).

Trong quá trình thực hiện dự án cần phải đảm bảo luôn phải cập nhật thông tin về dự án. Các bước phát triển và tiến độ phát triển đang ở bước nào trong hành trình của dự án. Các thành tựu mục tiêu đã được và các rủi ro khó khăn gặp phải phải luôn luôn cập nhật.

2. XÁC ĐỊNH RÕ QUY MÔ, MỤC ĐÍCH CUỐI CÙNG CỦA DỰ ÁN

Xác định ngay từ đầu về quy mô của dự án hướng đến, nhìn rõ quy mô rộng lớn mà dự án muốn hướng đến. Việc xác định sai quy mô của dự án có thể dẫn đến dư thừa hoặc thiếu tài nguyên, tài chính và cơ hội của dự án .

Trong quá trình thực hiện dự án quy mô có thể bị thay đổi hoặc thay đổi cả chiến lược đồng nghĩa với việc quy hoạch lại dự án và chi phí. Lúc này các bên tham gia gồm người quản lý dự án, nhà đầu tư và các bên thay gia chấp thuận việc thay đổi, điều này không xảy ra ngay lập tức nhưng có thể xảy ra trong quá trình triển khai dự án. Mục đích cuối cùng mà dự án muốn đạt được là gì, sau đó phân chia từng giai đoạn thực hiện, phân bổ tài nguyên và tài chính ở từng gia đoạn cụ thể

3. CÓ MỘT KẾ HOẠCH BẰNG VĂN BẢN

Bắt buộc phải có bảng viết về kế hoạch. Mọi dự án kéo dài hơn 1 tuần hoặc liên quan đến nhiều cần lập ra một bản kế hoạch trong đó mô tả rõ

• Dự án sẽ được chia ra thành các giai đoạn như thế nào?
• Nhiệm vụ gì sẽ được thực hiện trong từng giai đoạn?
• Ai sẽ thực hiện từng nhiệm vụ?
• Mỗi nhiệm vụ sẽ kéo dài trong bao lâu?
• Khi nào mỗi nhiệm vụ bắt đầu và kết thúc?
• Kết quả hoặc sản phẩm cuối cùng của mỗi nhiệm vụ là gì?
• Ngân sách tổng thể của dự án là bao nhiêu?

Bản kế hoạch có thể thực hiện trên Excel gồm các mục họ tên người thực hiện, thời gian bắt đầu và kết thúc, mục tiêu cần đạt được , kinh phí thực hiện và chi phí quản lý

Một dự án có triển khai thành công hay không, bảng kế hoạch kinh doanh sẽ phản rất rõ điều đó. Vì vậy nếu muốn kiểm soát được dự án hãy chuẩn bị bản kế hoạch bằng văn bản hoàn hảo

4. THÀNH LẬP ĐỘI NHÓM, PHÂN CÔNG QUYỀN HẠN VÀ TRÁCH NHIỆM

Thành lập đội nhóm để thực hiện, phân công quyền hạn và trách nhiệm, đảm bảo đúng tiến độ và mục tiêu đề ra. Thông tin liên lạc phải được thực hiện thông suốt để kiểm soát được mục tiêu.

5. HOÀN TẤT DỰ ÁN

Trong phần giữa mục 4 và 5 có rất nhiều đều để thực hiện tùy theo từng dự án khác nhau mà sẽ khác nhau.
Thu thập tài liệu dự án và chuẩn bị các báo cáo dự án cuối cùng. Nếu tổ chức của bạn có một quy trình quản lý chất lượng, hãy báo cáo các bài học kinh nghiệm hoặc đề nghị có cơ hội xem xét nhằm cải thiện các dự án trong tương lai.

Trên đây chỉ là chia sẻ của một dự án tương đối cơ bản và đơn giản

Chúc các bạn thành công!